La Guía más completa para organizar una Peregrinación en tu parroquia (Parte 1)

Te encantaría organizar una peregrinación, pero... ¿no sabes por dónde empezar?

No es necesario ser guía turístico ni saber nada especial. Para organizar una buena peregrinación sólo necesitas seguir un proceso para tener controlados todos los detalles y especialmente no pillarte los dedos con el dinero. La peregrinación parroquial no se organiza para ganar dinero, ¡pero tampoco para perderlo!

A continuación, te contamos los pasos para organizar una peregrinación. Desde SÍGUEME podemos ayudarte con todo o puedes hacerlo tú mismo, tú decides.

 

1. Busca un ayudante

Si eres un párroco y tienes mil cosas que hacer, este es el primer paso. Esto va a llevar tiempo, así que el primer paso es buscar entre tus fieles un ayudante. Elige alguien a quien le haga ilusión el viaje y tenga pensado ir, que sea organizado, se maneje con el ordenador y tenga tacto para hablar tanto con líneas aéreas y hoteles como con posibles viajeros. Podrá encargarse de pedir presupuestos, de controlar la lista de inscritos y pagos y acudir a ti solo para tomar decisiones sobre temas importantes.

 

2. Piensa el destino

Si estás aquí, seguramente ya tienes un destino en la cabeza y si no es así, puedes inspirarte con nuestras propuestas de Peregrinaciones, donde podrás elegir entre:

• Visita a un santuario cercano como Fátima, Lourdes o Covadonga, de 3-4 días, donde el traslado sea en autobús y resulte más económico
• Viaje a otro país como Italia o Tierra Santa, con circuito por varias ciudades durante 7-9 días
• Una peregrinación a pie como el Camino de Santiago o el Camino Lebaniego en sus distintas variantes
• Eventos como la Jornada Mundial de la Juventud o el Festival de la Juventud de Medjugorje

La decisión dependerá de los días y también del tipo de viajeros. No es lo mismo ir con chicos jóvenes que con personas mayores.

 

3. Primer borrador del itinerario

Piensa para cada día, los lugares a visitar, dónde celebrar Misa, dónde dormir, dejando espacio para hacer oración, tiempos libres y teniendo en cuenta que moverse con un grupo es mucho más lento que una persona sola.

Tienes para ayudarte nuestros Itinerarios Tipo. También puedes dejar todo esto a cargo de una agencia como SÍGUEME.

 

4. Piensa las posibles fechas

Si vais a un evento como la JMJ o el Festival de la Juventud de Medjugorje, las fechas serán fijas con una mínima flexibilidad para volar unos días antes o después. En otro caso, puedes ser más flexible para intentar encontrar ofertas económicas.

 

5. Define el número de peregrinos

A la hora de pedir presupuestos, necesitarás dar un número aproximado, aunque luego haya posibilidad de hacer algún ajuste. Puedes sondear a la gente antes para llegar a un número lo más acertado o hacer unas preinscripciones de gente interesada.

Ten en cuenta que normalmente las reservas de grupo en las líneas aéreas te permiten cancelar un porcentaje, alrededor de 10%, hasta un mes antes de la fecha de salida, pero si es más habrá una penalización. Todo eso lo vamos a llevar lo más controlado posible. Más adelante en el punto Define el Precio verás como.

 

6. Pide Presupuesto

Ya sabes lo que quieres y llega el momento de pedir todos los precios.

Puedes delegar en una agencia especializada, como SÍGUEME. Es la opción más cómoda y probablemente también más económica, ya que las agencias disfrutamos de acuerdos y precios especiales. Desde nuestro formulario Diseña tu peregrinación a medida puedes pedir un presupuesto completo de la peregrinación.

 

7. Presupuestos de VUELOS

Si has delegado en SÍGUEME tu presupuesto, puedes saltarte este paso.

Si vas a contratar tú mismo cada servicio, pide ayuda a tu ayudante. Lo primero a reservar son los VUELOS ya que marcarán las fechas del resto de servicios.

Tienes dos posibilidades:

• Lo habitual es que, si es un viaje de más de 10-15 personas donde la gente se va apuntando poco a poco, optes por una reserva de grupo. Estas reservas suelen tener varias ventajas:
  • Se realiza solo un depósito y la cantidad pendiente se abona después (cuando los viajeros ya han pagado).
  • posibilidad de cancelar un porcentaje de las plazas hasta un tiempo antes del vuelo.
  • flexibilidad para cambiar nombres hasta unos días antes de la salida.
  • en general, sentarán al grupo junto, aunque esto cambia dependiendo de la compañía y cada vez son menos generosos con estos detalles.
  Todo son ventajas, salvo que puede ser una opción algo más cara que comprar billetes individuales. Si buscas en internet el nombre de la compañía seguida de “grupos” accederás a la página donde puedes solicitar esta cotización y sus condiciones. Te aconsejo pedir presupuesto en más de una compañía que vuele a ese destino y comparar. Puedes hacer una búsqueda en cualquier buscador y ver los vuelos que hay en esas fechas. Una vez comparadas las opciones, reserva en aquella que te dé mejores condiciones. Para ello tendrás que adelantar un depósito y aceptar unas condiciones de cancelación.
• Si el grupo está cerrado y ya sabes los nombres de las personas que van a viajar, puede ser más económico comprar billetes individuales. En este caso no tendrás ninguna flexibilidad.
• Puedes usar nuestro Buscador de Vuelos, u otros como Skyscanner.

 

8. Reservamos el ALOJAMIENTO

Si has delegado en SÍGUEME tu presupuesto, puedes saltarte este paso.

Una vez que hayas reservado los vuelos, ya podemos reservar el alojamiento. Busca hoteles cerca de los lugares de interés, para poder ir a pie si es posible. En los tiempos libres a las personas les gustará poder acercarse al santuario o lugar de la visita. En plataformas como Tripadvisor o Booking.com puedes buscar en el mapa.

• Puedes hacer una reserva en Booking.com con cancelación gratuita y sin pago por adelantado del número de habitaciones que necesites o unas pocas más. Esta opción es muy cómoda y te permite cancelar / añadir habitaciones en cualquier momento si hay disponibilidad. Reserva algunas individuales para sacerdotes o alguna persona que lo requiera, la mayoría dobles y 2 o 3 triples.
• Otra opción, en general más económica pero menos flexible, es que consultes directamente con los hoteles un precio para el grupo. Te darán un precio fijo por persona en habitación doble-triple incluyendo el régimen de alojamiento que indiques (pensión completa etc.) y un suplemento para individuales. Será más económico y cómodo ya que es un precio por persona e incluye ya las comidas, pero probablemente necesiten un depósito para hacer la reserva y unas condiciones de cancelación más restrictivas que Booking. Es cuestión de preguntar.
• Si vais a hacer el camino de Santiago, especialmente si es con un grupo grande, te aconsejo reservar los albergues. Normalmente los albergues públicos no se pueden reservar, pero por una pequeña diferencia puedes reservar en albergues privados (aprox 12€ frente a 8€) y no llevarte la sorpresa de tener que dormir en la calle. Aquí tenéis una lista amplia Lista de Albergues
• Si buscas lugares religiosos para dormir, tendrás que buscar un poco más, pero merece la pena. Además del ambiente espiritual y la posibilidad de capilla, suelen estar en sitios estupendos y ser económicos.

 

9. Otros presupuestos

Si has delegado en SÍGUEME tu presupuesto, puedes saltarte este paso.

Ya tienes lo fundamental: vuelo y hoteles. Ahora pide el resto de los presupuestos:

• Autobús:
  • Si vais a viajar en autobús, necesitarás este presupuesto. Puedes pedirlo en alguna empresa cercana a vosotros o al lugar de destino (por ejemplo, para ir a Santiago puede salir más barato contratar una empresa gallega que una madrileña).
  • Quizás vais a viajar en avión, pero luego haréis un circuito en autobús. En ese caso, necesitas contactar con una empresa de autobuses en destino.
  • También puede que sólo necesites el traslado al aeropuerto.
• Visitas: En la web del santuario o museo o lugar que vayas a visitar, podrás ver el precio de la entrada y tendrás la dirección de email para dirigirte. Es bueno avisar de la visita de un grupo grande, aunque la visita sea libre. Puede que te ofrezcan un guía o te avisen de que hay que partir el grupo en dos… Así podrás organizarlo.
• Excursiones: Desde Civitatis puedes encontrar muchas excursiones, algunas gratuitas!
• Comidas: Para las comidas que no sean en el alojamiento, puedes preguntar en los hoteles o buscar consejo en Tripadvisor. Las comidas que coincidan en el aeropuerto puedes dejarlas sin incluir en el viaje y que cada uno se compre lo que quiera, es lo más sencillo. Igualmente, si coinciden con en el trayecto en autobús, podéis para en un área de servicio. Incluso a la ida el que quiera podría llevar un bocadillo desde casa.
• Guía: No siempre es necesario. A veces el mismo párroco o alguien del grupo, puede informarse del lugar.
  • Si vais a un lugar cercano, podéis contratar guía sólo en las visitas que lo necesiten.
  • Si vais a un lugar lejano y especialmente con otra cultura, como Tierra Santa, sí es aconsejable un guía todo el circuito
• Seguro: Siempre es conveniente hacer un seguro de viaje. Si ocurre un incidente, querrás que esa persona pueda ser atendida o volver a casa, mientras el resto continuáis el viaje. Como particular, puedes reservarlo por ejemplo en Mapfre Seguro Viaje Temporal. Te solicitarán las fechas del viaje, núm. de personas y mayores (70-85 años). A través de una agencia de viajes tendrás otras opciones de contratación.

Continuará….

Pronto publicaré la segunda parte ¡Espero que te esté resultando útil!